Hồ sơ lao động trước kỳ thanh tra: danh sách kiểm tra trong một buổi chiều

Đợt thanh tra lao động hiếm khi hỏi điều gì bất ngờ. Cái làm doanh nghiệp lúng túng là những hồ sơ ai cũng biết phải có, nhưng không ai nhớ lần cuối rà là khi nào.

Bốn nhóm thường thiếu

• Hợp đồng lao động: đủ chữ ký, đúng loại hợp đồng theo thời gian đã làm, và phụ lục cho mọi lần điều chỉnh lương.
• Nội quy lao động: đã đăng ký, và bản đang dán ở công ty trùng với bản đã đăng ký.
• Bảng lương và chứng từ chi: khớp giữa bảng tính, chuyển khoản và số liệu quyết toán thuế.
• BHXH: danh sách tham gia khớp với danh sách nhân sự đang làm việc — chênh lệch ở đây là thứ bị hỏi đầu tiên.

Cách rà nhanh mà vẫn đủ

Lấy mẫu 10 hồ sơ theo ba nhóm: người mới trong 6 tháng, người vừa tăng lương, và người đã nghỉ. Ba nhóm này chứa gần hết lỗi hệ thống — nếu 10 hồ sơ sạch thì phần còn lại thường sạch theo.